Driver/ Protocol and Logistics Clerk

I. Informations sur la Position

Titre du poste: Chauffeur, Commis au protocole et à la logistique

Titre en Anglais: Driver/ Protocol and Logistics Clerk

Département: PNUD Sénégal

Sous la Supervision de: Procurement and Administration Specialist

Grade: G4

Bureau: RBA

Superviseur direct de: autres chauffeurs

Numéro de Position: 232474

Mobilité :

Sans obligation de mobilité

Lieu d’affectation : Dakar, Senegal

Parcour Professionnel : General Service

Parcours professionnel : Corporate Operations – General Administration

Modalité de contrat: FTA Local

Durée du contrat: 1 year FTA

II. Background et contexte organisationnel

Présent dans quelque 170 pays et territoires, le PNUD est l’un des principaux organismes multilatéraux de développement contribuant à éradiquer la pauvreté et réduire les inégalités et l’exclusion. Nous aidons les pays à élaborer des politiques, à développer des compétences en leadership et des aptitudes en matière de partenariat, à renforcer leurs capacités institutionnelles et à partager des solutions.

Dans toutes nos activités, nous encourageons la protection des droits de l'homme et favorisons la participation active des femmes.

Le PNUD privilégie une collaboration renforcée avec les agences du SNU et les autres Partenaires au développement. La Société civile joue plusieurs rôles importants dans la réalisation du Programme 2030, en menant des activités de sensibilisation et de planification, en contribuant à la mise en œuvre et au suivi du Programme et en encourageant la transparence.

III. Objectif du Poste

Sous la direction du Représentant Résident Adjoint/Opérations, la supervision directe du Spécialiste aux Achats/Administration, le/la Chauffeur, Commis au Protocole et à la Logistique soutient les Bureaux du PNUD au Sénégal dans la fourniture de services rapides aux clients et favorise une approche collaborative, centrée sur le client, de qualité et orientée vers les résultats dans la prestation des services liées notamment au Protocol et à la logistique.

Il/Elle fournit des services de conduite fiables et sûrs au Représentant Résident du PNUD, à d'autres responsables du SNU ainsi qu'aux visiteurs de haut rang, garantissant les plus hauts standards de discrétion et d'intégrité, le sens des responsabilités.

Il soutient également l'Unité des opérations dans les collaborations avec d'autres agences de l'ONU en matière de protocole et de soutien aux visas, pour assurer une prestation de services cohérente.

IV. Missions Principales et Responsabilités

1. Fournir des services de transport fiables et sûrs, principalement à l'aide des véhicules de service, au Représentant résident ainsi qu'aux autres fonctionnaires et visiteurs des Nations Unies

• Assurer le transport du représentant résident / Manager du Hub sous régional ou d'autres visiteurs ou fonctionnaires des Nations Unies, en respectant les protocoles en vigueur
• Accueillir le personnel officiel et les visiteurs à l'aéroport et les aider à régler les formalités de visa et de douane si nécessaire
• Conduire de manière sûre et sécurisée, conformément aux normes du PNUD et au code de la route local, Être responsable de la sécurité du transport du personnel du PNUD en toute circonstance

• Réaliser l'entretien quotidien du véhicule attribué, vérifier l'huile, l'eau, la batterie, les freins, les pneus, etc., effectuer des réparations mineures et organiser d'autres réparations, l'entretien régulier et assurer le bon fonctionnement et la propreté du véhicule, enregistrer les déplacements officiels, le kilométrage quotidien, les consommations d'essence, les vidanges d'huile, les graissages, etc.

  Assurer la ponctualité et maintenir le véhicule en parfait état de fonctionnement, y compris le nettoyage intérieur et extérieur, les vérifications régulières et la planification des entretiens ; S'assurer que les règles du PNUD sont respectées en cas d'implication dans un accident.

1. Assurer un soutien efficace en matière de protocole et de logistique :

• Contribuer à l'organisation des dispositions protocolaires pour les visites officielles et les événements, en coordination avec les services concernés.
• Élaborer des briefs et mener des débriefings pour le personnel international des agences du PNUD et des Agences sœurs, en offrant des conseils personnalisés et un soutien administratif pour traiter des questions spécifiques liées au protocole
• Fournir les directives et les appuis nécessaires sur les questions d’obtention des visas, cartes diplomatiques et de permis de séjour au Sénégal et Aider au traitement des visas et cartes diplomatiques auprès du ministère des Affaires étrangères, des ambassades, etc. obtenir les autorisations de voyage en dehors du lieu d'affectation, aider le personnel dans les enquêtes sur les taxes douanières si nécessaire.
• Coordonner le dédouanement des marchandises en préparant les documents administratifs et en assurant le suivi auprès des douanes et des autorités nationales afin de garantir la mainlevée des marchandises dans les délais impartis.
• Gérer la logistique relative au chargement et au déchargement des marchandises, en veillant à la bonne tenue des registres et au respect des politiques du PNUD

1. Fournir les services efficaces en matière administratives :

• Distribuer et collecter le courrier et les documents, et assumer d'autres tâches de messagerie
• Gestion et traitement du Pouch
• Assister l'équipe chargée des achats et de l'administration dans les tâches administratives, notamment le classement, la photocopie et la saisie de données, selon les besoins.
• Tenir à jour les dossiers et registres relatifs aux activités logistiques et protocolaires à des fins d'audit et de reporting.

1. Prendre toutes les mesures immédiates requises par les règles, les règlements et la législation, et veiller au respect des normes et à la communication d'informations :

• Veiller au respect des règles, des règlements et des normes de contrôle interne du PNUD dans toutes les activités liées à la conduite, au protocole et à la logistique.

• Préparer et soumettre en temps voulu des rapports sur l'utilisation des véhicules, la consommation de carburant et les activités logistiques au supérieur hiérarchique compétent.

• Surveiller et faire respecter les normes de sûreté et de sécurité conformément aux politiques du PNUD.

• Maintenir la confidentialité des informations sensibles liées aux déplacements et aux conversations. et agir en tant que staff du PNUD lors des déplacements, en faisant preuve de courtoisie et de professionnalisme.

• Les tâches supplémentaires peuvent inclure l'aide à la gestion des valises diplomatiques, aux achats, à l'organisation d'ateliers et à d'autres tâches administratives

V. Exigences

Education

• Une Education Secondaire est requise. Ou
• Un Diplôme Universitaire (Licence) Administration des Affaires, Administration Publique, Sciences Sociales, Gestion, Finance ou équivalent sera dument pris en considération, mais n'est pas un requis.
• Une formation professionnelle complémentaire ou une certification dans les domaines de la conduite, de l'entretien des véhicules, du protocole ou de la logistique est souhaitable.
• Permis de conduire requis.

Experience, connaissance et compétences

• Au minimum 4 ans (avec une formation secondaire) ou 1 an (avec un diplôme de Licence) d'expérience à des postes à responsabilités croissantes dans les domaines de la conduite, de la logistique et du soutien administratif.
• Expérience et bonne connaissance des règles de sécurité routière, de l'entretien des véhicules et des normes protocolaires est souhaitable
• Avéré(e) capacité à préparer et à gérer les documents logistiques et à assurer la correspondance avec les autorités nationales pour le dédouanement des marchandises est souhaitable
• Expérience et connaissance des règles, des règlements et des processus de contrôle interne du PNUD constitue un atout est souhaitable
• Connaissances de base en informatique et maîtrise des logiciels bureautiques courants (MS Word, Excel, etc.), ainsi que capacité à utiliser des systèmes de gestion en ligne et des outils électroniques de journalisation, de gestion de fichiers et/ou de planification est souhaitable
• Expérience et La connaissance des protocoles et des exigences en matière de sécurité constitue un atout.

Exigences linguistiques

• La maîtrise du français est requise
• Connaissance d’une langue locale est un atout, (wolof, diola, peul, sérére, etc.)

Compétences attendues

La liste complète des compétences fondamentales du PNUD est disponible ici here